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Lunes 15 de octubre de 2018

Cómo Manejar los E-mails de Forma Eficaz

Cmo Manejar los E-mails de Forma Eficaz

Por
Catalina Larrondo G.
Lunes 18 de noviembre de 2013

Si eres como la mayoría de las personas, seguramente cantidades masivas de e-mail te agobian y además te crean una frustración. Preferirías pasar tu tiempo en reuniones o realizando proyectos en lugar de respondiendo muchos correos, pero mientras más avanzamos en nuestras carreras, más correos iremos recibiendo.

El sacar provecho de la comunicación y el mantenerse a la vanguardia requiere cambios sutiles, pero importantes en tu forma de pensar y en tus estrategias.

Particularmente los que se sienten abrumados por grandes cantidades de e-mails trabajan bajo el supuesto de que si alguien les envía algo, es absolutamente necesario leer y responder. Sin embargo, las personas eficaces abordan su correo electrónico de forma diferente. Acá les explicamos cómo:

Siempre le dan valor a sus correos. Antes de responder un correo, pregúntate: ¿estás respondiendo por responder, para demostrar que estás poniendo atención a la otra persona o sólo para decir “gracias”? Si tu respuesta es sí a alguna de estas razones, estás perdiendo tiempo que podrías utilizar produciendo algo de valor y además incentivando a las personas a volver a responderte, por consiguiente agregando más correos a tu bandeja de entrada.

Dan prioridad a sus respuestas. Permítete la libertad de borrar mensajes que no requieren respuesta y/o que sean de extraños. Si no tienes tiempo para cumplir con tus funciones esenciales en el trabajo, el responder e-mails misceláneos debe salir de tu lista de “cosas que hacer”. Esto te ahorrará tiempo al no tener que escribir y además inventar respuestas a mensajes fortuitos donde ni siquiera sabes qué es lo que debes responder.

Dejan los artículos y los videos para después. Desde videos hasta podcasts y encuestas, la gente eficaz sabe que el revisar tu bandeja de entrada se puede convertir en una hora o más de productividad perdida si los revisas uno por uno. Pon un límite de tiempo en cuánto rato pasas revisando tus correos (muchos ponen alarmas). Ve videos, lee artículos u otras cosas para aprender después, cuando tengas tiempo para esas actividades manteniendo una lista de “cosas que ver/leer”. Cuando estés dentro de tu bandeja de entrada sólo deberías estar haciendo una cosa: respondiendo correos.

Su objetivo es generar resultados en 24 horas. Si respondes dentro de un plazo aproximado de 24 horas, sigues actuando de forma profesional y muchos temas se solucionarán sin ti. Reconoce la diferencia entre cuando realmente hay presión por responder y se requiere que las cosas se hagan pronto, y cuando sólo crees que debes responder pronto pero realmente no es tan necesario. Tu carrera se formará en base a tu habilidad para lograr hacer las cosas y bien, no en tu habilidad para responder correos de forma inmediata.

Usan respuestas estándar. Los expansores de texto son herramientas tremendamente útiles que puedes usar para responder de forma rápida a esos e-mails que sólo necesitan de una respuesta standard (tales como ettoresoftware.com y phraseexpress.com). Son fáciles de usar y baratos. Te permiten escribir una abreviación de dos o tres letras que luego se expandirán a frases como “Gracias. Mis mejores deseos, Elizabeth” o “Tendré que ver el material y te respondo. Saludos, Elizabeth.” También puedes poner párrafos enteros de texto para respuestas comunes. Esto reducirá el tiempo que te demoras en responder de minutos a segundos.

Hacen de “responder e-mails complicados” un ítem en su lista de “cosas que hacer”. La mayoría de las personas trabajamos bien cuando nos enfocamos en una sola tarea por 45 minutos a la vez y luego tomamos un descanso. Agrega como un ítem en tu lista de “Cosas que hacer” esos correos que debes responder pero que requieren de tiempo extra. De ese modo podrás limpiar rápidamente tu bandeja de entrada (y enfocarte en una sola tarea) y luego regresar a los mensajes que requieren de 20 minutos o más para escribir una mejor respuesta.

Cuando es posible, evitan el mail por completo. Si crees que la respuesta será demasiado larga por mail, pasa por el escritorio de la persona para hablar cara a cara o llámala. Una conversación de cinco minutos puede arreglar un problema que podría haber requerido de un largo debate vía e-mail que además habría interrumpido todo un día. En particular cuando consideras que pueda haber emociones y/o falta de comunicación involucrada, considera pasar la discusión de email a otro medio.

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