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    Estudio indica que CFO’s deben adoptar soluciones de viajes y gastos en forma estratégica

La administración de gastos y el flujo de caja es la responsabilidad más desafiante citada por aquellos a cargo de tomar decisiones financieras.

Un nuevo estudio global encargado en nombre de Concur, realizado por Forrester Consulting y publicado hoy explora cómo los canales móviles y digitales han modificado la gestión de viajes y gastos, lo cual creó nuevos desafíos para los gerentes financieros. Encargado en nombre de Concur, una compañía del grupo SAP, el estudio ofrece perspectivas exclusivas sobre los pasos que los gerentes financieros están tomando para superar estos desafíos y administrar gastos con más efectividad y eficiencia.

Según el estudio, “Forrester encontró que las compañías están realizando cambios importantes para mejorar el proceso de viajes y gastos, tanto desde una perspectiva financiera y de ahorro de costos como desde una perspectiva de satisfacción de los empleados y eficiencia de procesos”. En el estudio se indicó antes: “Para explorar más estos cambios, Forrester puso a prueba la hipótesis de que los directores financieros de hoy necesitan adoptar soluciones de viajes y gastos en forma estratégica para ayudar a impulsar el crecimiento y la innovación en las empresas”.

Los hallazgos clave del estudio incluyen:

  • Las herramientas y recursos de viajes y gastos deben evolucionar para ser compatibles con la tecnología y las herramientas que los empleados ya usan en sus vidas personales. La tecnología móvil y digital ha expandido la forma en que los usuarios hacen y dan seguimiento a sus compras en sus vidas personales y ahora esperan que sus empleadores ofrezcan funciones compatibles. Las compañías consideran que las aplicaciones para celulares son la forma más efectiva de hacer que los empleados cumplan con las políticas de viajes y gastos. Al ofrecer a los usuarios apoyo móvil de viajes y gastos, los gerentes financieros obtienen, en tiempo real, información sobre tendencias de gastos y planes de viajes que van cambiando.
  • La administración de viajes y gastos es un desafío clave para los directores financieros, pero tienen menos tiempo para dedicarle. Dar seguimiento a los gastos es un elemento estratégico para cualquier director financiero pero es difícil dedicarle tiempo con todas sus demandas. Los directores financieros necesitan herramientas más intuitivas que simplifiquen el proceso de viajes y gastos y ofrezcan información fundamental sobre las tendencias de gastos. Para abordar estos desafíos, Forrester encontró que el 73 por ciento de las compañías ya están actualizando o planean actualizar sus sistemas de viajes y gastos dentro de los próximos seis meses.
  • Las nuevas inversiones en viajes y gastos se concentran en empoderar a los empleados a través de la eficiencia de procesos, el análisis de datos y la generación de informes mejorados. Los directores financieros están de acuerdo con que empoderar a los empleados para que tomen decisiones más inteligentes y cumplan con las políticas de las compañías es clave para una gestión efectiva de viajes y gastos. Como tales, las compañías necesitan soluciones que sean fáciles de usar y de implementar e integrar con los sistemas ya existentes. Funciones como sistemas integrados de gastos y reservaciones de viajes y captura de recibos que autogeneran informes de gastos son fundamentales para ayudar a unificar la experiencia de los empleados e impulsar el cumplimiento de los gastos.

“Concur está comprometido con ofrecer soluciones innovadoras que permitan a los gerentes financieros superar los desafíos creados por el acelerado entorno empresarial digital de hoy”, señaló Mike Eberhard, presidente de Distribución global de Concur. “Con el ecosistema integrado de Concur, se puede empoderar a los empleados para que tomen decisiones inteligentes con herramientas y aplicaciones inteligentes mientras se obtienen datos para impulsar los ahorros. Nuestras soluciones optimizan y automatizan los procesos de viajes, gastos y facturación, lo cual permite que los empleados puedan completar tareas con rapidez y facilidad, y al mismo tiempo ofrecen datos precisos y consolidados que permiten que los gerentes financieros administren con efectividad una partida financiera importante”.

Para recabar datos para el estudio, Forrester realizó una encuesta en línea a 500 personas a cargo de la toma de decisiones financieras en América del Norte; Europa, Oriente Medio y Asia; la región de Asia Pacífico yAustralia/Nueva Zelanda. Las compañías encuestadas varían en tamaño, desde empresas con 100-999 empleados (que representan el 50 por ciento de todas las encuestadas) a empresas con más de 20.000 empleados. Los hallazgos de la encuesta se complementaron con seis entrevistas detalladas a directores financieros de pequeñas y medianas empresas y de grandes compañías.

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